„Telefonul a căzut în cadă”: povești din videoconferințe

Unii oameni chiar au nevoie de ajutor

Într-un email, un angajat de la serviciile financiare a scris: „Ecranul tau e vizibil și putem constata cu toții că, între solicitări, te uiți la chestii pornografice”.

Aplicații de teleconferință ca Zoom, Microsoft Teams sau Google Meet, raportează creșteri uriașe de utilizatori. Pentru mulți dintre noi, asta înseamnă adaptarea la un nou mod de a munci.

Mă aude cineva?

Calitatea transmisiei, problemele tehnice și, normal, inepțiile utilizatorilor, condimentează noile ședințe. De asta e bine să te asiguri că toată lumea înțelege cum funcționează tehnologia, asta poate economisi foarte mult timp când vine vorba de teleconferințe.

Unii dintre șefi au constatat că, de multe ori, la teleconferințe, participă oameni care nu au ce căuta acolo. Reducerea numărului de participanți poate să reducă și cantitatea de zgomot nedorit. Respirațiile grele, tusea, strănutul, lătratul câinilor sau soneria de la ușă, pot fi reduse dacă se folosește butonul mute.

„Mi-aduc aminte că un client m-a sunat când era în baie, puteam să aud robineții și apa curgând. După care și-a dat seama că avea microfonul deschis și, încercând să-l închidă, i-a alunecat în cadă. Așa că a ieșit în goană din baie, să caute un alt telefon, a alunecat și a căzut pe scară”, își amintește Neil Henderson de la Zurich Insurance.

Cine conduce?

Teleconferințele au nevoie de cineva care să conducă discuțiile și să le aducă la obiect dacă, de exemplu, se ajunge la provizia de hârtie igienică.

Steve Parks, de la agenția digitală Convivio, spune că cel care conduce discuția ar trebui să se comporte ca gazda unui talk-show la radio. „El răspunde de ritmul discuțiilor, de alocarea de timpi pentru participanți, de aducerea la temă a participanților, de menținerea liniștii și energiei”, spune Parks.

Producători TV și de radio folosesc metodele astea tot timpul atunci când își programează emisiunile.

Stabilirea agendei de discuții și alocarea timpilor ajută la menținerea concentrării participanților și previn alunecarea discuției într-un fel de taifas ca la piață.

„Dacă vorbește mai mult de o persoană odată, ceea ce se întâmplă uneori în discuțiile față în față, în teleconferință poate deveni rapid un haos, mai ales dacă ai și probleme cu conexiunea la internet, ceea ce se întâmplă”, spune Chris Hirst, director executiv la Havas Global, companie ai cărei angajați lucrează de acasă de când a început epidemia.

„Suntem animale sociale și, pentru că mare parte din comunicarea noastră este non-verbală, tindem să pierdem din vedere anumite lucruri în teleconferință”, a adăugat el.

Încadratura

Să te filmezi la tine acasă e un ceva foarte intim. Dacă participi la o videoconferință, trebuie să ai grijă să fii prezentabil, cel puțin de la brâu în sus.

Tracey Langford, cameraman la BBC, recomandă să punem laptop-ul pe un teanc de cărți, în așa fel încât acesta să fie la nivelul ochilor. „Privirea în jos nu este foarte flatantă”, spune ea, „și nu uitați să priviți în partea de sus a ecranului, în zona unde este camera web, nu la centrul ecranului.”

Ea sugerează o sursă de lumină plasată ușor deasupra nivelului feței: „Nu e bine să ai jumătate de față spre fereastră și cealaltă să fie luminată de o sursă artificială. Alegeți ori una, ori alta. O să arătați mult mai bine dacă aveți un material care să disperseze lumina. Puteți încerca cu o foaie de hârtie de copt, dar să n-o puneți direct pe becul fierbinte”.

Și nu uitați că locuința voastră spune multe despre voi, așa că ar fi bine să nu apară în cadru un pat nefăcut, haine aruncate aiurea sau baia. În schimb un obiect de decor rafinat vă poate ajuta.

„Nu mă deranjează să aud în fundal copii, sunetul televizorului sau latrat de câini, asta-mi aduce aminte că toți suntem oameni, lucru care se poate pierde într-un mediu de afaceri”, spune Ben Todd, de la Rolls Royce.

Melinda de Boer, director de comunicare al unei multinaționale își aduce aminte: „De mai multe ori, colegii mei m-au surprins când le aruncam câte o privire dojenitoare celor doi copii ai mei, care se scălămbăiau în camera în care încercam să lucrez. Unii dintre ei au spus că eram chiar înspăimântătoare. Păcat că puștii mei n-au ajuns la concluzia asta”.

Pauza de prânz

Chiar dacă serile la pub sunt deocamdată excluse, multe firme spun că au încercat să mențină un nivel normal de interacțiune între angajați, ba chiar să-i facă să se distreze împreună.

La compania Etch, din Marea Britanie, se organizează un concurs zilnic, la care pot participa atât angajații cât și clienții, un club de cinema virtual și chiar ședințe de yoga. La alte companii, angajații iau masa împreună, din propriile bucătării.

Iar dacă nu-ți plac teleconferințele, ghinion, s-ar putea să ai parte de ele pentru tot restul carierei tale, pentru că ce se întâmplă acum, poate fi preluat ca mod de lucru obișnuit și în viitor.