Digitalizare și muncă la distanță| Cu semnătura electronică Paperless flowSIGN câștigi. La propriu

Vino cu o propunere SMART și poți câștigă 1000 euro, iar compania la care lucrezi, primește un pachet de digitalizare flowSIGN. Te înscrii AICI, urmezi pașii menționați și descoperi că distanțarea poate veni și cu avantaje.

Cum va sprijini digitalizarea mediului de business, munca la distanţă, în anii următori?

2020 a fost un an definitoriu pentru munca la distanță. Domeniile de business și cele administrative s-au bucurat de mobilitate, dar au fost nevoite să se adapteze cu o viteză nemaiîntâlnită până acum la soluții bazate doar pe tehnologie și să renunțe la contacte directe, la fluxuri de lucru care implicau mai multe persoane, acte pe hârtie și cash flow. Iar trendul arată că în anii următori această dezvoltare va continua în ritm accelerat.

Necesitate: o activitate 100% digitală

Eficiența și productivitatea au crescut, odată cu digitalizarea. Dar, deși o mare parte dintre activități au putut fi trecute ușor în online, iar țara noastră are un mare avantaj în accesul facil și ieftin la internet și tehnologie, munca la distanță s-a lovit de sistemele administrative greoaie și tendința de a se lucra cu volume mari de acte, documente, dosare.

Una dintre întrebările pe care și le-au pus managerii din diverse domenii în această perioadă a fost cum se pot înlocui vechile proceduri pe lucru, într-un mediu digital încă nesigur sau greu de abordat pentru mulți angajați? Trecerea 100% în online s-a lovit de securitatea datelor electronice. Așa că siguranța datelor a fost cea mai discutată chestiune a anului – era esențială pentru continuitatea afacerilor din majoritatea domeniilor.

Pe acest trend s-a dovedit din ce în ce mai necesară o aplicație care să pună în legătură electronică semnatarii unui flux de documente pdf, verificând identitatea digitală a acestora, fără a mai fi nevoie de deplasare sau de acte fizice. Moment oportun pentru o soluție win-win de la Paperless flowSIGN, o aplicație ce simplifică și eficientizează orice proces care implică mai mulți semnatari, cu valoare de semnătură olografă, certificat conform regulamentului European eIDAS 910/2014.

Soluție: semnătura electronică la distanță

Ce face flowSIGN Paperless? Este este un serviciu de semnare electronică la distanță extrem de ușor de utilizat, ce permite semnarea unui document de către mai mulți semnatari și poate asigura managementul integral al unui document electronic cu valoare legală, de la semnarea de către toți semnatarii, până la arhivarea și păstrarea în siguranță a documentelor semnate.

Concret, documentele se încarcă în aplicația flowSIGN, apoi se stabilește ordinea în care vor fi aplicate semnăturile, iar după ce documentul a fost semnat, fiecare dintre ei primește o notificare care îl anunță că poate descărca documentul direct din platformă, toate aceste operațiuni putându-se face chiar și de pe un dispozitiv mobil, cum ar fi telefonul.

Pentru a putea semna electronic documentele încărcate în platformă, utilizatorul trebuie să urmeze 3 pași simpli:

1.Obținerea unui certificat calificat pentru semnătură electronică – remote prin identificare video;

2.Semnarea documentelor prin aplicația flowSIGN;

3.Descărcarea documentelor, după ce au fost semnate de către toate persoanele din flux.

Paperless flowSIGN poate fi implementat atât în instituții private, pentru a ușura activitatea anumitor departmente sau a întregului flux de documente din companie (documente interne sau externe), dar și în cadrul instituțiilor de stat, pentru documente ce presupun aplicarea unei vize/semnături din partea mai multor angajați (de ex: eliberarea unui certificat de urbanism pe care este nevoie să semneze o serie de persoane).

Platforma este accesibilă de pe orice tip de dispozitiv (laptop, tabletă, telefon etc).

Avantajele flowSIGN:

-Aplicația Paperless flowSIGN este foarte ușor de utilizat, intuitivă, cu o interfață prietenoasă, iar datorită meniurilor prestabilite și multiplelor opțiuni de afișare, documentele pe care le cauți pot fi găsite extrem de ușor;

-Se semnează documente cu certificate calificate, adică au acoperire legală, fiind echivalente cu semnătura olografă;

-Flexibilă – se poate semna orice tip de document, de oriunde, chiar și de pe un telefon mobil;

-Permite definirea fluxurilor de semnare și stabilirea ordinii în care documentul să ajungă la semnatari;

-Arhivarea electronică se poate integra cu soluția Paperless flowSIGN, iar cu ajutorul acesteia costurile scad cu 66% față de arhivarea clasică/fizică;

-certSIGN pune la dispoziție o echipă specială care oferă suport și know-how companiilor ce doresc să implementeze acest serviciu.